Política de privacidad

Alcance y relación

Esta Política de privacidad explica cómo Simple Accounting PR ("Simple Accounting", "nosotros" o "nuestro") maneja información a través de Simple Accounting OS (la "Plataforma"), nuestro sitio web y los servicios relacionados de apoyo contable. Aplica a clientes comerciales, sus usuarios autorizados, empleados cuya información sea provista por un cliente y miembros del equipo de Simple Accounting que utilicen la Plataforma.

Una carta de contratación o acuerdo de servicios separado puede regir servicios profesionales de contabilidad, nómina, contribuciones o asesoría. Si ese acuerdo incluye obligaciones adicionales de privacidad, también aplicarán.

Información que recopilamos

Recopilamos información que usted provee e información generada al utilizar la Plataforma. Recopilamos información de un servicio conectado solamente cuando su integración está operacional, activa para el cliente y autorizada por un usuario autorizado.

• Información de cuenta y perfil, incluido nombre, correo comercial, rol, empresa asignada, identificadores de autenticación e información de contacto comercial o del perfil de la empresa ingresada en la Plataforma.
• Registros del portal, incluida configuración de módulos y precios, tareas y solicitudes, elementos de cumplimiento, notificaciones, metadatos de documentos cargados, aprobaciones e historial de auditoría.
• Documentos y comunicaciones enviados mediante la Plataforma, incluidos estados bancarios, informes ACH, recibos u otros archivos, respuestas a solicitudes, adjuntos y notas suministradas para revisión. Las respuestas por correo se recopilan solamente si en el futuro se habilita y activa una función de respuesta por correo.
• Para la conexión actual con QuickBooks, el identificador de la compañía, el nombre y país de la compañía devueltos por Intuit, credenciales OAuth cifradas e información de vencimiento, estado de la conexión, resultados de verificación y contexto técnico de errores. Datos adicionales de QuickBooks o información de proveedores bancarios, de nómina, asistencia, Google Drive, Stripe u otros se recopilan solamente si la integración correspondiente se hace operacional, se activa y se autoriza.
• Información operacional y de seguridad, incluida configuración de módulos, historial de aprobaciones, eventos de auditoría, estado de conexiones, errores de servicio y registros utilizados para evitar solicitudes duplicadas.
• Para ciertos formularios que permiten reintentos, la pestaña del navegador guarda temporalmente en sessionStorage una clave de solicitud y los detalles de la acción enviada. Estos datos se eliminan después de una solicitud exitosa o, de otro modo, cuando termina la pestaña o sesión del navegador, y no se utilizan para publicidad.

Cómo utilizamos la información

• Operar las funciones disponibles actualmente en el portal, incluidas cuentas, perfiles de empresa, configuración de módulos, carga de documentos, tareas y solicitudes, seguimiento de cumplimiento, aprobaciones, notificaciones, estado de conexiones y registros de auditoría.
• Proveer paneles financieros, análisis de flujo de efectivo, resúmenes de nómina, procesamiento automatizado de documentos, almacenamiento conectado, facturación, pagos u otros servicios solamente cuando la capacidad correspondiente esté operacional y activa para el cliente.
• Conectar, verificar, mantener y diagnosticar los servicios que el cliente haya autorizado expresamente.
• Cuando la capacidad correspondiente esté operacional y activa, preparar borradores contables, clasificaciones, conciliaciones, alertas, proyecciones y trabajo de apoyo para revisión por usuarios autorizados y personal de Simple Accounting.
• Autenticar usuarios, aplicar permisos por empresa, mantener registros de auditoría, detectar abuso y proteger la Plataforma y los datos de clientes.
• Comunicarnos dentro de la Plataforma sobre solicitudes, actualizaciones del servicio, eventos de seguridad y asuntos de apoyo, y por correo solamente cuando la función de correo correspondiente esté activa.
• Cumplir con obligaciones legales, regulatorias, contributivas, contables y profesionales y hacer cumplir nuestros acuerdos.

QuickBooks y servicios conectados

Cuando un usuario autorizado conecta una compañía de QuickBooks Online, Intuit presenta la pantalla de autorización y el usuario selecciona la compañía que desea conectar. La integración actual recibe el identificador de la compañía y usa la conexión autorizada para obtener el nombre y país de la compañía con fines de confirmación y verificación de la conexión. Guardamos cifradas las credenciales OAuth de acceso y renovación y su información de vencimiento. Solamente solicitamos datos contables adicionales de QuickBooks si la función correspondiente se hace operacional y se activa, y únicamente dentro del acceso autorizado mediante Intuit.

Si se habilita IDEAL, ninguna búsqueda de certificaciones comienza al iniciar sesión. Un usuario autorizado debe entrar al módulo de Certificaciones y pulsar el botón para el cliente activo. Las certificaciones devueltas con autorización de esa empresa se dirigirán a la carpeta “certificaciones actualizadas” del Google Drive de ese cliente. La Plataforma no conservará el Seguro Social Patronal completo.

Para desconectar la conexión actual con QuickBooks, un usuario puede revocar el acceso mediante Intuit o contactar a Simple Accounting para solicitar ayuda. Una opción de desconexión dentro de la Plataforma aplica solamente cuando ese control aparezca expresamente como disponible. Revocar mediante Intuit impide el uso futuro de la autorización revocada; los metadatos de la compañía, registros de auditoría o información ya incorporada a trabajo profesional pueden permanecer sujetos a los términos de retención descritos abajo.

Funciones automatizadas y asistidas por IA

Cuando Simple Intelligence está activo, la pregunta de un usuario autorizado y una selección filtrada por el servidor de información que ese usuario ya puede ver para la empresa activa—como metadatos de documentos, solicitudes y fechas de vencimiento—se envían a la API de OpenAI para preparar una respuesta. La respuesta se guarda en el chat de ese usuario dentro de esa empresa. Las preguntas no autorizan al sistema a ejecutar acciones contables, radicaciones, pagos ni otras acciones externas.

Las respuestas asistidas por IA pueden estar incompletas o ser incorrectas y requieren revisión humana, especialmente en asuntos contables, contributivos, legales, de nómina, pagos o cumplimiento. La Plataforma instruye a Simple Intelligence a no usar contexto de otra empresa y no incluye el texto de la pregunta ni de la respuesta en el evento de auditoría. OpenAI maneja los datos de API conforme a sus términos comerciales y compromisos de privacidad aplicables. La Plataforma no contiene análisis publicitario ni utiliza Datos del cliente para publicidad dirigida.

Cómo divulgamos información

Divulgamos información solamente cuando sea necesario para proveer servicios autorizados, operar de forma segura, cumplir con la ley o completar una transacción dirigida por el cliente.

• Los proveedores técnicos actuales de la Plataforma, incluido OpenAI para acceso alojado, inicio de sesión y respuestas de Simple Intelligence cuando esté activo, y Cloudflare para infraestructura de la aplicación y almacenamiento de datos o archivos.
• Intuit cuando un usuario autorizado conecta QuickBooks. Google Drive, Stripe, proveedores bancarios, de nómina, asistencia, correo, IA u otros reciben Datos del cliente solamente si la integración correspondiente se hace operacional, se activa y se autoriza.
• Administradores autorizados de plataforma o firma de Simple Accounting y personal asignado a apoyar al cliente, según sus roles y la contratación aplicable.
• Agencias gubernamentales, tribunales u otras partes cuando la ley lo requiera o un representante autorizado del cliente lo instruya expresamente.

Retención y eliminación

Conservamos información durante el tiempo razonablemente necesario para proveer la Plataforma y los servicios contratados, mantener seguridad y auditoría, resolver disputas y cumplir obligaciones contributivas, contables, profesionales y legales. Los periodos varían según el tipo de registro y contratación.

Los usuarios autorizados pueden solicitar acceso, corrección, exportación o eliminación contactándonos. La Plataforma actual no ofrece exportación de datos ni eliminación de cuentas por autoservicio. Evaluamos las solicitudes según la relación con el cliente, la autoridad de quien solicita, las capacidades del proveedor y los requisitos aplicables de retención. Revocar una conexión no elimina automáticamente metadatos, registros de auditoría ni registros profesionales ya creados con esos datos.

Seguridad y controles de acceso

Las salvaguardas actuales incluyen transporte cifrado, cifrado en reposo de las credenciales OAuth de QuickBooks, autorización consciente de la empresa y el rol, controles de aprobación y registros de auditoría. Los administradores autorizados de plataforma y firma pueden acceder a las compañías que tengan permiso para administrar; los usuarios clientes se limitan a su empresa asignada. El estado de las conexiones se muestra y puede verificarse a solicitud, pero no todos los proveedores tienen monitoreo continuo automatizado.

Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta. Los usuarios deben proteger sus métodos de acceso, utilizar dispositivos autorizados, informar rápidamente accesos sospechosos y mantener actualizadas sus asignaciones y datos de contacto.

Sus opciones y derechos

• Solicitar la activación, desactivación o cambios de precio de módulos opcionales. Los administradores autorizados de Simple Accounting configuran las capacidades según la contratación aplicable; los usuarios clientes no necesariamente tienen controles de autoservicio para ello.
• Revocar el acceso mediante el proveedor conectado o solicitar asistencia de Simple Accounting. La desconexión dentro de la Plataforma está disponible solamente cuando se muestre expresamente un control para desconectar.
• Solicitar acceso, corrección, exportación o eliminación de información mediante el contacto indicado abajo, sujeto a autoridad y requisitos aplicables de retención.
• Contactarnos con una pregunta o reclamación de privacidad. Podemos verificar la identidad y autoridad sobre la empresa antes de atender una solicitud.

Menores, ubicación y transferencias

La Plataforma es un servicio comercial y no está dirigida a menores de 13 años. Los clientes deben tener autoridad para proveer información de empleados utilizada con fines legítimos de negocio, nómina o cumplimiento.

Simple Accounting PR opera desde San Juan, Puerto Rico. Los proveedores actuales de alojamiento, autenticación, almacenamiento y servicios conectados de la Plataforma describen sus propios lugares y prácticas de procesamiento en sus políticas de privacidad.

Cambios y contacto

Podemos actualizar esta Política según cambien la Plataforma, los proveedores o los requisitos legales. Publicaremos la versión actualizada con una nueva fecha de vigencia. Todo aviso adicional requerido por ley o por un acuerdo firmado se proveerá mediante un canal de contacto disponible.

Las preguntas, solicitudes o reclamaciones pueden enviarse al contacto indicado abajo. No envíe por correo contraseñas bancarias, números completos de tarjetas, números de Seguro Social ni secretos de proveedores.